Skip to content Ein Redaktionssystem ist kein Selbstzweck — es macht aber spätestens dann Sinn, wenn die manuelle Pflege von Inhalten in mehreren Tools mehr kostet als die Software selbst. Diese 10 Anzeichen zeigen, ob Ihr Unternehmen die Schwelle erreicht hat.
1. Dieselbe Story wird in mehreren Tools manuell gepflegt
Ihre Redaktion schreibt eine Story einmal in Word, kopiert sie ins WordPress-CMS, baut daraus einen Newsletter in Mailchimp und schreibt einen LinkedIn-Post — alles parallel mit Copy-Paste. Korrekturen wirken nicht überall.
2. Print und Online laufen mit verschiedenen Inhaltsständen
Das Print-Magazin geht in den Druck, danach gibt es noch eine Korrektur — die ist online erfolgt, aber Print zeigt die alte Version. Oder umgekehrt.
3. Bilder werden in jedem Tool neu hochgeladen
Dasselbe Hero-Bild liegt in InDesign, in WordPress, im Newsletter-Tool, im DAM. Wenn jemand das Bild austauscht, vergisst er typischerweise ein Tool.
4. Sie haben keine zentrale Übersicht, was wann erschienen ist
Frage: «Wann haben wir die Story zum Produkt X auf welchen Kanälen veröffentlicht?» — und niemand kann es in unter 30 Minuten beantworten.
5. Mehrere Sprach-Varianten leben in verschiedenen Tools
Deutsch in Word, Französisch in einer Übersetzer-Datei, Italienisch im CMS direkt eingegeben. Bei Korrekturen ist nie klar, ob alle Sprach-Varianten aktualisiert sind.
6. Externe Texter bekommen Word-Files per E-Mail
Briefing per E-Mail, Lieferung per Word-Anhang, Korrektur als zweiter Anhang, finale Version manuell ins CMS einkopiert. Das ist die zeit- und fehlerintensivste Variante des Redaktions-Workflows.
7. Sie verlieren regelmäßig den letzten Stand
«Welche ist die finale Version?» — diese Frage haben Sie diese Woche schon dreimal in einem Meeting gehört. Versionierung passiert nur in Dateinamen-Konventionen (story_final_v3_final_FINAL.docx).
8. Es gibt keine klaren Freigabe-Workflows
Eine Story wird publiziert, bevor das Legal-Team sie freigegeben hat — oder umgekehrt: das Legal-Team blockiert wochenlang, weil unklar ist, dass die Story zur Freigabe liegt.
9. Sie planen, einen neuen Kanal hinzuzufügen
Marketing möchte einen Podcast starten oder LinkedIn-Newsletter ausspielen — der aktuelle Workflow erlaubt das aber nicht ohne weitere manuelle Copy-Paste-Schritte. Spätestens jetzt ist Single Source Publishing die richtige Antwort.
10. Die Compliance-Abteilung fragt nach Audit-Logs
Regulierte Branchen (Banken, Versicherungen, Pharma) müssen nachweisen, wer wann was an publizierten Inhalten geändert hat. Word-Files und WordPress liefern das nicht in audit-tauglicher Form. Siehe auch Story Box für Banken und Versicherungen.
Wie viele Anzeichen treffen auf Sie zu?
- 0–2: Ein Redaktionssystem ist noch kein dringender Schritt. Optimieren Sie zuerst die bestehenden Tools.
- 3–5: Es lohnt sich, einen Workshop zu machen und die Kosten/Nutzen-Rechnung anzustellen.
- 6 oder mehr: Ein Redaktionssystem amortisiert sich typischerweise in 12–18 Monaten. Jetzt einen Demo-Termin anfragen ist sinnvoll.
Machen Sie den Check
Wir besprechen Ihren Workflow in einer kostenlosen Bedürfnisanalyse und sagen Ihnen ehrlich, ob die Story Box für Sie sinnvoll ist — oder ob ein anderes Setup besser passt. Beratungs-Termin anfragen oder direkt mit Marcel Bieri sprechen: +41 71 388 81 84.